FAQ zu ElBa

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Allgemeines zum System ElBa

Ist die Nutzung von ElBa auf Baustellen verpflichtend?
  • Die Nutzung von ElBa ist seit dem 01.01.2025 auf allen Baustellen der DB InfraGO verpflichtend. 
  • Eine Nichtnutzung stellt einen Verstoß gegen die Richtlinie 132.0118 dar. 
  • Dies führt zum Verweis von der Baustelle und zu möglichen Sanktionen gegen den Mitarbeiter und den Arbeitgeber.
Ist das System störanfällig oder gibt es häufig Ausfälle?
  • Das System ElBa läuft seit November 2022 stabil ohne Ausfälle. 
  • Meldungen über Probleme auf Baustellen betreffen ausschließlich unvollständige Daten oder eine fehlende Erstanmeldung. 
  • Weitere Ursachen sind gesperrte Unternehmen und Personen oder Versuche, das System zu umgehen (z. B. bezüglich Ruhezeiten).
Werden Kosten für inaktive Mitarbeiter berechnet?
  • Ein Mitarbeiter, der auf inaktiv steht, wird für die Abrechnung nicht gezählt.

 

ElBa-ID, Nutzerdaten und Registrierung

Wo finde ich meine ElBa-ID?
  • Die ElBa-ID ist in der mobilen ElBa-App zu finden.
Kann ich als neuer Arbeitgeber die ElBa-ID eines Mitarbeiters anfragen?
  • Die ID darf nicht herausgegeben werden, wenn der Mitarbeiter laut System noch einem anderen Arbeitgeber zugewiesen ist. 
  • Der Mitarbeiter muss seinen bestehenden Arbeitgeber um die Herausgabe der ID bitten. 
  • Alternativ kann der Mitarbeiter seine ID persönlich unter Angabe von Vorname(n), Nachname(n) und Geburtsdatum anfragen.
Welche Voraussetzungen müssen für den Versand eines Registrierungslinks erfüllt sein?
  • Der Mitarbeitende muss Zugriff auf die im System hinterlegte E-Mail-Adresse haben. 
  • Es müssen eine gültige Qualifikation und Eignung vorliegen. 
  • Der Status muss auf „aktiv“ gesetzt sein. 
  • Rollen müssen im System ausgewählt sein. 
  • Der Haken für den elektronischen Befähigungsausweis muss gesetzt sein.
Wie kann ein Sachbearbeiter einen neuen Registrierungslink verschicken?
  • Sachbearbeiter können einen neuen Link eigenständig über den Button „Registrierungslink erneut senden“ an den Mitarbeiter verschicken. 
  • Der Button befindet sich im Reiter "Persönliche Daten & Rollen" unter dem E-Mail Eingabefeld.
Wie funktioniert das Re-Ident-Verfahren bei Änderungen von persönlichen Daten?
  • Eine Änderung der persönlichen Daten erfordert eine erfolgreiche Re-Identifizierung durch bitkasten. 
  • Hierfür wird die Ident-Prüfnummer des Mitarbeiters aus dem ElBa-Web benötigt. 
  • Der Support von bitkasten muss kontaktiert und die Ident-Prüfnummer sowie die aktuellen und neuen Daten müssen genannt werden. 
  • Anschließend wird ein Link zur Re-Identifizierung verschickt.

 

Rollen, Nachweise und Schulungen

Darf die Rolle "Helfer im Bahnbetrieb" aktuell vergeben werden?
  • Es dürfen vorerst keine Eintragungen für diese Rolle vorgenommen werden. 
  • Die Rolle darf nicht durch Setzen des entsprechenden Hakens an operative Mitarbeitende vergeben werden. 
  • Fehlerhafte Eintragungen werden durch die Fachliche Betriebsführung ElBa entfernt.
Welche Vorgaben gelten für die Schreibweise von Namen auf Nachweisen?
  • Richtschnur ist die offiziell dokumentierte Schreibweise der Namen, üblicherweise erfasst via Personalausweis oder Reisepass. 
  • Schreibfehler bei Buchstaben, die im Deutschen nicht üblich sind (z. B. Ç, É), sind unkritisch. 
  • Ein Name gilt als falsch, wenn Buchstaben fehlen, hinzugefügt, ersetzt oder vertauscht wurden. 
  • Zudem ist der Name falsch geschrieben, wenn die Reihenfolge von Vor- und Nachnamen abweicht oder fehlende beziehungsweise zusätzliche Bindestriche die Eindeutigkeit beeinflussen.
Wer ist für die Korrektur von Nachweisen mit Fehlern zuständig?
  • Prüf- oder Teilnahmebescheinigungen mit Tipp- oder Übertragungsfehlern müssen von den Bildungsanbietern korrigiert werden. 
  • Medizinische und psychologische Eignungen müssen durch die Gesundheitsdienstleister korrigiert werden. 
  • Fristverlängerungen für diese Korrekturzeiträume werden nicht gewährt.
Wie lange sind die jährlichen Fit-Schulungen gültig?
  • Die Fit-Schulung ist für das gesamte Kalenderjahr (Stichtag: 31.12.) gültig, in dem diese abläuft. 
  • Beispielsweise ist eine am 10.01.2025 absolvierte Fit-Schulung bis zum Ende des Kalenderjahres 2026 gültig.

 

App-Nutzung und Abläufe auf der Baustelle

Was ist zu tun bei der Fehlermeldung "Nutzer nicht vorhanden" in der App?
  • Zunächst muss geprüft werden, ob die aktuelle App-Version genutzt wird und diese gegebenenfalls aktualisiert werden. 
  • Hilft dies nicht, muss die App beendet (nicht nur in den Hintergrund geschoben) und erneut gestartet werden.
Warum kann eine Person als Sicherungsposten in der App abgelehnt werden?
  • Eine Ablehnung beim Check-In erfolgt nur durch eine aktive Handlung der zuständigen Sicherungsaufsicht. 
  • Dies kann passieren, wenn das System meldet, dass die Person nicht ausreichend qualifiziert oder geeignet ist. 
  • Weitere Gründe sind die Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeit oder die situative Einschätzung der Sicherungsaufsicht.
Was passiert, wenn das Auschecken vergessen wurde?
  • Das ElBa-System checkt eine Sicherungsaufsicht nicht automatisch aus. 
  • Der Check-Out muss sofort manuell durchgeführt werden, da erst danach die Ruhezeit von 11 Stunden beginnt. 
  • Ein nachträgliches Auschecken ist nicht möglich.
Gibt es eine App für Bahnüberwacher?
  • Aktuell ist die App-Variante für kontrollierende Personen noch nicht verfügbar. 
  • Es wird davon ausgegangen, dass die App im Laufe des Jahres 2026 zur Verfügung stehen wird.

 

Namensabweichungen und Nachweise

Was ist die grundsätzliche Richtschnur für die Schreibweise von Namen?
  • Richtschnur ist für uns die offiziell dokumentierte Schreibweise der Namen.
  • Diese wird üblicherweise via Personalausweis oder Reisepass über unser Identifikationsverfahrenerfasst.
Welche Abweichungen und Schreibfehler werden akzeptiert?
  • Als unkritisch sehen wir Schreibfehler bei Buchstaben an, die im Deutschen nicht üblich sind (z. B. Ç, É, Ñ, Ź, Ű, Č, Ã).
  • Ein fehlender oder zusätzlicher Bindestrich wird akzeptiert, sofern die Eindeutigkeit des Namensdadurch nicht beeinflusst wird (Akzeptierte Abweichung: "Anna Lena" statt "Anna-Lena").
  • Die Schreibweisen "oe" und "ö" werden als gleichbehandelte Akzente gewertet und sind zulässig.
  • Für den Fall von mehreren Vornamen akzeptieren wir bei älteren Dokumenten aus Kulanz, wenn nureiner der Vornamen (i. d. R. der Rufname) im Nachweis enthalten ist.
Welche Abweichungen sind nicht erlaubt und gelten als fehlerhaft?
  • Ein Name gilt als falsch geschrieben, wenn die Identifikation oder Zuordnung der Person durch dieAbweichung beeinträchtigt werden könnte.
  • Dies betrifft Abweichungen von der offiziellen Dokumentation (z. B. durch fehlende, hinzugefügte,ersetzte oder vertauschte Buchstaben).
  • Auch eine falsche Reihenfolge von Vorname(n) und Nachname(n) gilt als Fehler.
  • Fehlerhafte Bindestriche oder Leerzeichen (z. B. fehlender Bindestrich bei Zusammenschreibung,falsche Zusammenschreibung oder falsche Trennung), die die Eindeutigkeit des Namensbeeinflussen, sind nicht zulässig.
  • WICHTIGE ÄNDERUNG: Seit dem 01. Mai 2025 ist die vollständige Angabe aller Vor- und Nachnamenzwingend erforderlich. Bisher fehlende Namen (z. B. ein zweiter Vorname) werden nicht mehrakzeptiert.
Wie gehen wir mit Nachweisen um, die Tipp- oder Übertragungsfehler enthalten?
  • Prüf- oder Teilnahmebescheinigungen, die Tipp- oder Übertragungsfehler beinhalten, werdenzukünftig von allen Bildungsanbietern korrigiert.
  • Medizinische und Psychologische Eignungen müssen durch die jeweiligen Aussteller(Gesundheitsdienstleister) korrigiert werden.
  • Es obliegt Ihnen und Ihren Mitarbeitern darauf zu achten, dass alle neuen Nachweise immer auf denkompletten und richtig geschriebenen Namen ausgestellt werden.
  • Bitte kommunizieren Sie uns Namensänderungen weiterhin wie bisher.
Sonderfall: Was gilt bei der bitkasten-Registrierung (Wechsel Intern zu Extern)?
  • Wechselt ein Mitarbeitender von einer internen in eine externe Position und es hat bisher nie einebitkasten-Registrierung stattgefunden, muss diese Registrierung in dieser Konstellation zwingendnachgeholt werden.

 

Unternehmenszugehörigkeit und Sperrungen

Wie wird eine alte Unternehmenszugehörigkeit gelöscht?
  • Der reguläre Weg ist, dass der bisherige Sachbearbeiter den Unternehmens-Chip im ElBa-web entfernt. 
  • Bittet ein ehemaliger Mitarbeiter um die Entfernung und das Unternehmen reagiert nicht innerhalb von 48 Stunden, entfernt die Fachliche Betriebsführung ElBa die Zugehörigkeit.
Wer führt Sperrungen in ElBa durch?
  • Die Fachliche Betriebsführung führt selbst keine Sperrungen durch, sondern setzt entsprechende Maßnahmen nur technisch um. 
  • Anfragen zu Sperrungen müssen direkt an den Fachbereich V.IVS 3 (Richtlinie 132.0118) gerichtet werden, welcher den Sachverhalt bewertet.
Warum kann ich das System nicht nutzen, obwohl meine ID nicht gesperrt ist?
  • Wenn sich das zugehörige Unternehmen noch im Präqualifizierungsverfahren befindet, kann es nicht für die DB InfraGo AG eingesetzt werden. 
  • Folglich können Mitarbeiter dieses Unternehmens das System ElBa ebenfalls noch nicht nutzen.

 

Datenschutz und Auskünfte

Welche personenbezogenen Daten sind in ElBa gespeichert?
  • Im System sind die ElBa-ID, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse sowie Mobilfunknummer hinterlegt. 
  • Darüber hinaus werden Daten zur Erfassung der Ruhezeiten gespeichert. 
  • Zusätzlich sind Angaben zu Qualifikationen und Eignungen hinterlegt. 
  • Aus Datenschutzgründen werden keine personenbezogenen Daten Dritter herausgegeben.